Lettera di contestazione disciplinare: come funziona

Il rapporto di lavoro subordinato è caratterizzato, oltre che dal potere direttivo e gerarchico, anche dal potere disciplinare dell’azienda. Questo potere disciplinare però deve essere esercitato dall’impresa osservando scrupolosamente la procedura prevista dallo statuto dei Lavoratori, all´art. 7, e applicando le norme previste dalle leggi dal contratto collettivo riguardo al rapporto di lavoro e dal codice disciplinare aziendale.

Presupposti di base

Affinché la lettera di contestazione sia valida, devono essere rispettati alcuni presupposti di base:

  • Affissione del codice disciplinare aziendale
  • Contestazione scritta dei fatti
  • Tempestività e specificità
  • Concessione dei termini a difesa, secondo la previsione del contratto collettivo

Senza affissione, l’esercizio del potere disciplinare da parte dell’impresa, non può essere esercitato; e se comunque esercitato, comporta la nullità della sanzione applicata.

Quando si intende procedere in via disciplinare nei confronti di un lavoratore, le procedure rappresentano uno strumento con cui una azienda può, dapprima contestare, e successivamente sanzionare un lavoratore che abbia agito in modo contrario, a quelli che sono i doveri di correttezza, di buona fede e diligenza, nonché all’effettuazione delle mansioni ad esso assegnate.

Sanzioni

Le sanzioni che possono essere applicate si distinguono in:

  • Conservative
  • Espulsive

Il rimprovero orale, il rimprovero scritto, la multa e la sospensione dall’attività lavorativa fanno parte delle misure conservative.

Le sanzioni a titolo espulsivo sono il licenziamento, che potrà avvenire con un periodo di preavviso, oppure il licenziamento per giusta causa, pertanto per sua natura, senza preavviso; si parla in questo caso di licenziamento in tronco.

Il contratto collettivo può modificare qualche termine specifico di questi elementi, ma rimanendo sempre nello schema giuridico dell´ art. 7 dello Statuto dei Lavoratori.

Il trasferimento e il mutamento delle mansioni non possono essere applicati per motivi disciplinari.

Come procedere a una contestazione disciplinare

Il primo passo per procedere a una contestazione disciplinare è la redazione, la stesura e l’affissione del codice disciplinare.

Il secondo passo riguarda la lettera di contestazione disciplinare, che deve necessariamente contenere:

  • Indicazione specifica del fatto costituente violazione dei doveri contrattuali
  • Concessione del termine per presentare le giustificazioni
  • Indicazione delle norme violate
  • Indicazione degli eventuali precedenti disciplinari

Dovrà essere notificato per iscritto e contenere al suo interno in modo preciso e dettagliato, il resoconto di come sono avvenuti i fatti.  Dovrà essere redatta con tempestività, ossia nel momento stesso in cui l’azienda viene a conoscenza dei fatti, indistintamente da quando essi siano avvenuti.

Una volta predisposta la lettera, e inviata al dipendente, lo stesso avrà 5 giorni di tempo per fornire per iscritto le proprie giustificazioni. Il dipendente potrà altresì richiedere un’audizione con l’azienda, alla quale l’impresa dovrà dare corso. Il lasso temporale di 5 giorni potrà essere derogato dalla contrattazione collettiva, se previsto.

Una volta ricevute le giustificazioni del lavoratore, o nel caso in cui lo stesso non fornisca nessuna giustificazione, l’azienda potrà procedere con l’irrogazione della sanzione.

Il lavoratore ha il diritto di presentare le sue giustificazioni anche oralmente, e con l’assistenza del sindacato di sua appartenenza; l’azienda non può rifiutare tale modalità. E’ comunque opportuno che sia redatto un verbale che certifichi l´assolvimento dell´obbligo del lavoratore.

A tal proposito appare determinante andare a vedere cosa la contrattazione collettiva di riferimento, preveda per casi analoghi a quello contestato.

I termini della lettera di contestazione disciplinare

Nella procedura vi sono due termini che occorre sempre tenere presente; il primo termine è quello utile per la presentazione delle giustificazioni.

Il secondo termine è quello relativo all’adozione del provvedimento disciplinare, nel caso in cui l’azienda non ritenga di dovere accogliere le giustificazioni presentate dal lavoratore.

Lo Statuto dei Lavoratori, all’Art. 7 impone al datore di lavoro di comunicare il provvedimento con una certa tempestività, ma vi sono contratti collettivi che restringono questo spazio temporale, fissando dei termini rigidi e brevi.

Vi sono contratti che prevedono 10 giorni o 15 o anche 30 giorni per l´eventuale adozione del provvedimento dalla data di presentazione delle giustificazioni.

Nel caso di inosservanza di questo termine, i contratti collettivi ritengono che le giustificazioni apportate dal lavoratore si debbano considerare accolte, impedendo così l’esercizio del provvedimento disciplinare da parte dell’azienda.

Dal punto di vista prettamente materiale, la contestazione si estrinseca in una lettera, che il datore di lavoro invia al dipendente, o consegna a mano, indicando i comportamenti che non ha trovato idonei, e per i quali intende pavanzare provvedimenti.

Redazione della lettera

I contenuti della lettera possono giocare brutti scherzi sulla regolarità del successivo provvedimento disciplinare.

Le caratteristiche della contestazione sono tempestività e specificità.

Il fattore tempo nella contestazione disciplinare è fondamentale; deve essere inviata immediatamente dopo avere scoperto il fatto, addirittura menzionando il momento esatto nel quale è stato scoperto.

Capita tuttavia che in alcune circostanze, la verifica di tutti gli elementi che si vogliono contestare al dipendente, richieda tempo. Anche in questo caso per evitare che venga detto al datore di lavoro che le accuse sono tardive, sarà opportuno speificare nella lettera, le motivazioni per le quali si atteso quel lasso di tempo.

Per esempio, si scopre che un dipendente ha manomesso della documentazione in ufficio, relativa alla fatturazione; può essere che ci si accorga dell´errore solo l´anno successivo, in sede di dichiarazione dei redditi. È evidente che la tempestività scatterà nel momento in cui si compilerà la documentazione per la dichiarazione; quindi nella lettera di contestazione disciplinare questa circostanza dovrà essere specificata.

Nel caso invece che la lettera di contestazione sia stata inviata appena dopo il fatto, questo non basta a renderla sicuramente legittima; è necessario infatti che rispetti anche il secondo presupposto della specificità. Lo scopo che questo requisito si prefigge è quello di fornire al lavoratore tutti gli elementi utili a capire gli eventi che hanno originato la contestazione, per approntare una adeguata linea di difesa.

Nell’esempio sopra citato, non basterà solo motivare il perché dell’eventuale attesa; si dovrà specificare anche, in che cosa sia consistita la manomissione dei documenti in ufficio.

Un caso più complicato è quello in cui, secondo le ricostruzioni del datore di lavoro, il dipendente in più occasioni avrebbe offeso il titolare. E’ un esempio di contestazione generica e non inquadrata nel tempo.

Impugnazione della sanzione

La sanzione conservativa del posto di lavoro (ammonizione, multa, sospensione) può essere impugnata dal dipendente, entro 20 giorni dalla comunicazione con ricorso alla Direzione Provinciale del Lavoro.

Il datore di lavoro ha la facoltà di non accettare questa forma di risoluzione della controversia, invitando il lavoratore a presentare ricorso davanti al giudice.

Sanzione espulsiva: il licenziamento disciplinare deve essere impugnato entro 60 giorni , e nei successivi 180 giorni deve essere depositato il ricorso presso il tribunale del Lavoro.

Se uno di questi termini non dovesse essere rispettato, si ha la decadenza dei termini di impugnazione.

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